מרבית העסקים כיום משתמשים במדפסות כחלק בלתי נפרד מהעבודה היומיומית השוטפת. כאשר העסק קטן, מספר המדפסות קטן גם הוא וחיסכון בהדפסה ניתן להשגה ע"י מעקב פשוט אחר העלויות. ככל שהעסק גדל, יש צורך בכמות גדולה יותר של מדפסות ועם הזמן, במערך של אנשים אשר יהיה מסוגל לתחזק את המדפסות, לתאם רכש מתאים של דיו עבור כל מדפסת לפי צפי השימוש בה, לקנות ולחלק דפים לאיזורי ההדפסה, לסדר הרשאות לפי צורכי הדפסה וכו. כאשר עסקים בגודל בינוני ועסקים גדולים רוצים לחסוך בהוצאות ההדפסה עליהם לקבל החלטות לגבי מספר סוגיות רלוונטיות:
40% מהמסמכים שנשלחים להדפסה במדפסות הלייזר ומכונות הצילום במשרד לא נאספים לעולם לכתבה באתר מאקו ובאתר גלובס
טונר חליפי / מקורי – קימים בשוק טונרים חליפים/תואמים חשוב לדעת שאם הציעו לכם טונר חליפי יותר זול ממה שהנכם קונים כיום לא בהכרח תחסכו כסף ואולי בדיוק ההפך..
דפים למדפסת – רכישת דפים יכולה להעשות בכמות גדולה מראש על מנת להוזיל עלויות. יש להקפיד על אחסון חבילות הדפים במקום יבש בכדי לשמור על איכותם.
הדפסה דו צדדית-כדי לחסוך בנייר (3-4 אגורות לנייר) ניתן להדפיס שני עמודים בתוך דף A4 אחד
מדפסות לייזר או מדפסות דיו – מדפסות דיו הן מדפסות זולות יותר לרכישה אך ראשי הדיו הם עדיין עניין יקר. יש לשקול היטב אלו מבין המדפסות נרצה שיהיו מדפסות דיו ואלו שיהיו מדפסות לייזר. שילוב נכון יוסיף לאירגון בהיבט של חיסכון בהדפסה.
אחסון ראשי דיו – חיסכון בהדפסה באמצעות רכישת מלאי גדול של טונרים למדפסות הינו טעות נפוצה של ארגונים רבים. לראשי הדיו יש תאריך תפוגה ואם המלאי לא יתוזמן נכון או שכמות המצאי גדולה מדי, קיים סיכוי טוב כי בשלב מסויים, ראשי הדיו כבר לא יהיו שמישים ויזרקו, כך שבמקום חיסכון בהדפסה הארגון יגיע לעלויות הדפסה גבוהות מהרצוי.
הדפסות פרטיות – עובדים רבים משתמשים במדפסת לצרכים אישיים והעלויות יכולות להיות גבוהות מאוד וקשות לאומדן מבעוד מועד. ישנם ארגונים אשר ירצו להגיע לחיסכון בהדפסה ע"י מניעת הדפסות פרטיות באופן מוחלט. אחרים ירצו לאפשר לעובדיהם שימוש פרטי מוגבל במדפסות של הארגון.
דילמות אלו הן חלק מהסוגיות עליהן יש לתת את הדעת כאשר רוצים לייעל את התנהלות הארגון בכל הקשור למדפסות ולחיסכון במיכון משרדי. מומלץ, לפני קבלת החלטות לטווח ארוך בכל הנוגע למיכון משרדי, ליצור קשר עם מומחים בתחום.
לחברת פרינטלס נסיון וידע עשיר ביותר בנושא חיסכון במיכון משרדי, מדפסות, פקסים ומכשירי צילום מסמכים, ואת הכלים לבצע חיסכון בהדפסה, ולהוריד את העלויות לעסק שלך.
חיסכון בהדפסה מההיבט הניהולי
כמנהל האחראי על תקציב והוצאות המיכון המשרדי במחלקה, בחטיבה או בארגון כולו עליך לקבוע ולאכוף את המדיניות אשר תוזיל את העלויות. כקובע מדיניות בתחום וכמוביל תהליכים, האם אתה יכול כיום…
¨ למדוד את נפח ההדפסות בארגון?
¨ למנוע הדפסות פרטיות?
¨ להקצות כמות הדפסות למשתמש?
¨ לחסום הדפסות מאפליקציות ספציפיות?
¨ לעשות שימוש יעיל במתכלים (טונרים / דיו / נייר)?
¨ לנהל את מערך ההדפסה בצורה יעילה?
¨ לאכוף את מדיניות ההדפסה הארגונית?
מומחי פרינטלס עומדים לרשותך וישמחו לענות לשאלות ולייעץ לך איך להביא לחיסכון בהדפסה, להוזיל עלויות ולהוביל שינוי בארגון שלך.